Ces start-up qui s’attaquent à la gestion des notes de frais
Déjeuner, transport, hôtels… Lorsque les employés avancent des frais pour des raisons professionnelles, ils préfèrent généralement être remboursés rapidement plutôt que d'avoir à attendre la fin du mois. C'est ce que propose la start-up américaine Abacus. Avec son application, les employés envoient directement leurs notes de frais au service responsable. Pour cela, ils renseignent les informations essentielles (nom du commerçant, montant..) puis photographient le justificatif, ou transfèrent les factures reçues par mail dans le cas d'achats sur Internet. Ensuite, les managers n'ont plus qu'à valider les dépenses pour déclencher une opération de remboursement.
Rembourser les frais rapidement
Toujours dans cette optique de gestion des frais professionnels, la plateforme synchronise également le parc de cartes de crédit, réparties entre les différents employés d'une entreprise, afin d'obtenir un aperçu en temps réel. Il est également possible, pour les employeurs, d'instaurer des règles, pour fixer des montants limites pour certaines dépenses par exemple. L'application peut aussi s'intégrer au logiciel de compatibilité de l'entreprise. Côté modèle économique, Abacus commercialise son offre sous forme d'un service à 5 dollars par mois pour chaque utilisateur actif.
Pour répondre aux besoins de ses clients, le fondateur d'Abacus annonce dans TechCrunch que la start-up expérimente les remboursements pour les utilisateurs qui ne font pas partie de l'entreprise. C'est par exemple le cas des sociétés qui remboursent les frais engagés par des candidats à une offre d'emploi.
Cleemy ou Clic and Tag en France
En France, certaines entreprises ont également décidé de se lancer sur le marché des solutions visant à faciliter le remboursement des notes de frais. C'est par exemple le cas de Cleemy, éditée par Lucca, une société spécialisée dans l'automatisation des tâches dans le secteur des ressources humaines. «Les sociétés doivent payer un abonnement qui varie en fonction du nombre d’utilisateurs qui déclarent des notes de frais. Pour une société de cent employés environ, le service de Cleemy va coûter 2 à 3 000 euros par an», expliquait le cofondateur dans les colonnes de Frenchweb en janvier. MisterGoodDeal ou PriceMinister font par exemple partie de ses clients.
D'autres acteurs comme Clic and Tag proposent également des applications de gestion des notes de frais, avec des systèmes d'alertes en cas de dépassement des montants autorisés et un tableau de bord récapitulatifs des dépenses en temps réel. C'est aussi le cas de Birdly qui propose de synchroniser les notes de frais avec les rendez-vous fixés dans les calendriers.
Autre acteur, Expensya propose également de traiter les notes par e-mail ou photographiées à l'aide d'un téléphone. L'application permet également de communiquer directement avec les services comptables ou les managers.
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