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Non, la technologie n’aide pas à gérer son temps

Par Bertrand Duperrin, expert FrenchWeb

Dans un monde ou tout s’accélère, où la multiplication des canaux de communication disperse notre attention et où la complexité des organisation cause une accumulation de priorités parfois contradictoires, gérer son temps devient un challenge de premier ordre pour tout un chacun.

Gérer son temps c’est savoir le prioriser et l’allouer

Qui dit gestion du temps dit deux choses : priorisation et allocation.

Priorisation : d’abord savoir dans quel ordre faire et les choses voire décider de ne pas en faire certaines. Je vais commencer par ce second point qui souvent choque quand j’en parle autour de moi.

Oui il m’arrive de décider de ne pas faire quelque chose. Ne pas répondre à un email. Ne pas essayer d’améliorer tel document. Ne pas répondre oui à une proposition. Non que ça ne m’intéresse pas, non que je ne veuille pas, non que j’en voie pas l’intérêt mais parce qu’à un moment donné et dans le créneau de temps dans lequel je devrais faire cette chose j’ai des choses plus importantes+urgentes à faire. Peut être que je pourrai le lendemain ou la semaine suivante mais pas là, quand bien même j’en aurai vraiment envie.

L’autre jour un de mes contacts Facebook s’étonnait voir s’indignait de voir le peu de personnes qui répondaient à ses emails. Ma réponse a été des plus simple :

1°) Tu sollicites de l’attention pour essayer de leur vendre quelque chose et ça les ennuie. Tu leur demandes quelque chose alors que eux ne n’ont rien demandé.

2°) Ce qui est urgent/important pour toi à un moment donné ne l’est pas pour eux à ce moment précis. Ils traiteront ta demande quand son niveau de priorité pour eux sera compatible avec leur agenda. Demain, la semaine prochaine, dans 1 mois…ou jamais.

Bref on ne peut pas commencer à gérer son temps sans accepter deux choses :

1°) Il est limité. Inutile d’empiler les tâches à faire cet après midi. Si vous avez 5h de disponible et 5 tâches d’une heure à effectuer vous n’avez pas de temps pour une 6e, aussi courte soit-elle. Ca n’est pas parce qu’on dresse une liste des choses à faire qu’on a le temps pour les faire, ça serait trop beau.

2°) Il faut savoir dire non. Accepter même à regret de ne pas faire car ça n’est tout simplement matériellement pas possible. Et refuser que votre boite de réception devienne la to-do list des autres qu’ils vous délèguent. Vous avez des choses à faire pour vous, prioritaires pour votre travail, le reste passe après si vous avez le temps.

Une  fois qu’on a dit ça vient la priorisation qui n’est pas la chose la plus difficile pourvu qu’on sache faire la différence entre important et urgent et qu’on priorise les choses ainsi en utilisant la bonne vieille matrice d’Einsenhower.

1°) Important et urgent

2°)Important et non urgent.

3°) Urgent

4°) Ni important ni urgent.

Ensuite la manière de traiter les choses peut aussi différer selon les individus et on peut avoir des lectures différentes de ce quadrant.

 

 

 

 

 

 

A ce stade vous savez ce que vous devez faire et dans quel ordre. Et ce que vous ne devez pas faire.

Et donc vous êtes contents avec ça et il n’y a plus qu’à se mettre au travail.

Vive les gestionnaire de to-do

Mais les priorités fluctuent dans le temps, des tâches viennent s’ajouter et il est difficile de garder le cap, avoir une vision claire et garder le cap. Votre petite liste devient rapidement un immense fatras illisible. Et donc vous vous perdez à nouveau dans l’amas de tâche qui vous attend.

Heureusement avec l’informatique sont arrivés les gestionnaires de to-do list, la méthode magique pour ne rien oublier.

Et je reconnais au moins cela à ces outils : ils permettent de garder une vision claire et lisible de ce qu’on a à faire avec des moyens plus ou moins évolués de gérer les priorités.

Mais je ne peux que constater que la part des gens qui arrivent à faire ce qu’il faut dans les délais impartis est loin d’être proportionnelle à celle des gens qui utilisent cet outil miracle. combien de gens vois-je fiers d’avoir un bel outil qui leur permet de noter toutes leurs tâches à faire et que je retrouve dépités la semaine suivante car ils sont en retard sur tout….

Bel exemple de solutionnisme technologique : s’il suffisait de noter une tâche dans un outil pour qu’elle s’effectue auto-magiquement on le saurait depuis belle lurette. Il y a bien sur des outils qui « font »des choses, qui transforment un input en un résultat, en un livrable, mais ça n’est pas le cas d’un gestionnaire de to-do. Tout ce qu’il fait c’est de vous rappeler que vous avez des choses à faire et, parfois, vous aider à garder la tête claire.

Gérer son temps n’est pas la fin mais le moyen

Savoir qu’on a des choses à faire c’est bien. Savoir combien de temps elles vont prendre c’est encore mieux. Quoiqu’il importe de bien faire la différence entre combien de temps quelque chose peut prendre et combien de temps cela doit prendre. On peut passer un temps fou à améliorer et enrichir un document car on peut toujours faire mieux. La question à se poser est : par rapport à ce qu’on en attend, combien de temps cela mérite. Parfois on passera une journée sur une présentation, parfois on se limitera à 1h alors qu’il aurait été possible d’y passer beaucoup plus de temps.

Mais il ne faut pas perdre l’objectif final: on ne gère pas son temps pour avoir de belles listes bien priorisées et une estimation de notre charge quotidienne mais pour que les choses soient faites. Et pour qu’elles soient faites il ne manque plus qu’une chose : du temps.

Alors du temps par définition on en a, reste à savoir à quoi on l’utilise. Mais, je le disais plus haut, le temps à une fâcheuse manie à se remplir sous l’impulsion de contraintes externes, autrement dit de personnes qui font irruption dedans en vous demandant quelque chose.

Au final on commence sa journée avec une liste de tâches et à la fin on a fait des milliers de choses mais rien de ce qui était prévu.

Comment faire ? En bloquant dans son agenda des périodes sur lesquelles on travaillera sur une sujet précis. de 9hà 9h30 telle chose, de 10 à 12 telle autre… Ca oblige à se discipliner, à faire les choses dans l’ordre et empêche les autres de s’inviter dans votre journée en s’imaginant que vous êtes libres. En effet trop de gens ont l’habitude de ne mettre dans leur agenda que leurs réunions et par définition les autres pensent que quand ils ne sont pas en réunion ils ne font rien donc sont disponibles.

Gérer son temps c’est une affaire de discipline, pas d’outils

Beaucoup trop de personnes pensent qu’un bon gestionnaire de to-do suffit à gérer son temps et c’est faux. Il aide mais ne se substitue pas à une vraie discipline. Noter des tâches n’est pas les réaliser et ne pas prévoir de temps pour le faire signifie qu’elles ne seront jamais faites.

Crédit Image : Gestion du temps De Mohd KhairilX via Shutterstock

L’expert:

bertrand-duperrinBertrand Duperrin est Digital Transformation Practice Leader chez Emakina. Il a été précédemment directeur conseil chez Nextmodernity, un cabinet dans le domaine de la transformation des entreprises et du management au travers du social business et de l’utilisation des technologies sociales.

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