Qui est responsable si un bot enregistre une réunion sans consentement ?

Lorsqu’un assistant virtuel rejoint une réunion et enregistre la conversation sans informer les participants, la responsabilité incombe d’abord à l’entreprise. En tant que « responsable de traitement » au sens du RGPD, elle doit garantir que toute captation repose sur une base légale valable en pratique, le consentement explicite des participants.

L’employé fautif peut être sanctionné, mais c’est l’entreprise qui s’expose à des sanctions réglementaires. Le fournisseur de l’outil, en tant que sous-traitant, peut également être mis en cause si son système ne prévoit pas de mécanismes de consentement clairs et traçables.

À faire :

• Imposer un script d’annonce en début de réunion.
• Activer les indicateurs d’enregistrement (Zoom, Teams, Google Meet).
• Privilégier des notetakers qui déclenchent automatiquement une demande de consentement (Otter.ai, Fellow, Fireflies.ai).
• Paramétrer une validation active (clic ou réponse orale enregistrée).
• Former les salariés et prévoir un workflow d’alerte vers le DPO en cas d’incident.

Références juridiques :

• RGPD : articles 6 (licéité), 7 (consentement), 25 (privacy by design).
• Code du travail français : articles L.1121-1 (libertés individuelles), L.1222-4 (interdiction de la surveillance cachée).
• Jurisprudence française : Cass. Soc., 25 nov. 2020, n° 17-19.523 (preuve illicite rejetée).
• Législations locales : all-party consent en Allemagne (§ 201 StGB) et en Californie (CIPA, Penal Code § 632).

Solutions pratiques :

• Adopter une politique interne claire encadrant les enregistrements.
• Limiter la durée de conservation des fichiers (ex. suppression automatique à 30 jours).
• Garantir la traçabilité avec des logs horodatés et auditables.
• Intégrer des clauses contractuelles dans les contrats SaaS pour assurer la conformité RGPD des fournisseurs.

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