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Soignez l’Onboarding: il révèle la culture de votre entreprise

Par Aude Sibuet, Culture Manager

A l’heure où les professionnels parlent de plus en plus couramment d’ « expérience employés », RH comme managers et dirigeants saisissent que le moment de l’accueil et de l’intégration des nouvelles recrues est clé. Preuve en est : deux fois plus de recherches du terme « onboarding » en 5 ans selon Google Trends.

L’Onboarding, catalyseur d’engagement et de fidélité

  • Les entreprises qui ont une procédure d’accueil fidélisent deux fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas.*
  • Près de la moitié des employés (47%) décident dans le premier mois s’ils vont vouloir rester ou non dans leur entreprise.*
  • La majorité des employés (58%)* ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard.*

* Sources Go2nextlevels, 2017 et OfficeVibe

L’Onboarding commence dès le premier contact avec le recruteur

Contrairement à l’idée reçue, la procédure d’accueil et d’intégration débute bien en amont du premier jour de la prise de poste. Il est bon dès lors d’anticiper l’image que votre organisation renvoie. La «marque employeur» doit être cohérente d’un bout à l’autre de la chaine. Dès les premiers échanges, la relation entre l’entreprise et le candidat se noue. Des liens se créent, qui resteront durablement ancrés dans la mémoire de ce dernier. Gardez en tête un maître mot : la considération. Ce n’est pas parce que le candidat est chercheur d’emploi qu’il est «corvéable à merci».

Dans la logique de Design thinking, il est primordial de considérer les intérêts de votre public. Comment construire sa procédure d’Onboarding selon cette logique? Voici quelques enseignements basés sur des process que j’ai pu tester chez des organisations agiles… ou pas.

Traitez le candidat comme s’il était un client.

Comme mentionné, un candidat qui est bien accueilli et intégré reste plus longtemps. Il est aussi porteur d’une nouvelle culture. Il peut être agent de changement pour vos équipes en place. Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas que «le monde est petit».

Faut-il limiter le nombre d’étapes répétitives imposées au candidat?

Plus répétitif est le processus de recrutement, plus négatif est l’effet produit.

8 exemples de ressentis indésirables chez le candidat face à un processus répétitif:

  • Perte de temps et d’énergie,
  • Manque de considération de l’entreprise vis-à-vis du candidat,
  • Manque de confiance dans le candidat,
  • Manque d’organisation et de coordination entre les recruteurs,
  • Manque de professionnalisme,
  • Manque de confiance entre les membres de l’équipe,
  • Manque d’autonomie dans les prises de décision,
  • Chaîne de décision (trop) longue,
  • Pas d’intelligence collective.

De tels procédés relèvent des organisations identifiées par Frédéric Laloux dans «Reinventing Organizations» comme «oranges». C’est-à-dire que ce sont des organisations qui se voient comme des mécaniques bien huilées. Pour schématiser, les employés sont envisagés comme des pions interchangeables, comme des enfants qui doivent se plier aux demandes. Un processus de recrutement répétitif révèle un manque d’agilité. C’est symptomatique des entreprises qui ont un mode de fonctionnement centralisé. Le «bien-être au travail» y est certainement traité de manière superficielle. Ces entreprises sont probablement au début de leur transformation digitale. Si elles ne s’interrogent pas, embaucher les jeunes générations va être sans doute de plus en plus difficile.

Est-il bon de tester un candidat?

Certaines structures font le choix de tester les candidats en amont de la période d’essai.

Cela peut être utile à quatre conditions:

  • Révéler les softskills du candidat. L’exercice doit être enrichissant pour lui, viser plus à mettre à jour sa personnalité que ses compétences «métiers» pour un poste. Le test doit permettre de valider l’adéquation du candidat avec la culture et les enjeux de votre entreprise, à moyen/long terme. L’opportunité pour le candidat de vous convaincre et de mieux se connaître lui-même.
  • Lui permettre de donner le meilleur de lui-même. Mettez en place les conditions de réussite. Enoncez clairement les règles du jeu. Evitez de le stresser inutilement. Tenez le informé des objectifs et des avancées. Ne le laissez pas dans le flou.
  • Respecter son autonomie. Limitez le temps requis pour l’exercice, même s’il ne se déroule pas pendant l’entretien. Ne demandez pas ou peu de préparation amont. Si le test ne se déroule pas en votre présence, n’imposez pas de date butoir de rendu. Laissez le candidat revenir librement vers vous selon son planning.
  • Lui permettre de progresser. Faites un retour sur le travail soumis, impérativement, et ce, dans un délai raisonnable. Respectez les règles d’un feedback professionnel: du positif et des points d’amélioration. Si vous n’avez pas le temps de faire des débriefs de qualité, ne soumettez pas de test.

Comment soigner sa relation avec le candidat?

Sensibilisez vos équipes au vocabulaire employé.

Trouvez des questions qui font sens lors des entretiens. Par exemple, chez AKKA Digital Solution, une question m’avait interpellée:

« De quel échec es-tu la plus fière ? »

Outre l’originalité de la question, en une phrase, deux aspects de la culture de cette entreprise ont alors été mis à jour: la liberté de faire des erreurs. L’exigence de savoir en tirer des enseignements et rebondir.

A l’inverse, employer un terme équestre pour débriefer d’un exercice comme «Nous ne vous avons pas retenu pour cause de refus d’obstacle» est maladroit. Le candidat n’a pas nécessairement envie d’être comparé à un équidé, fut-il de course.

Soyez authentique, y compris concernant la rémunération.

Essayez d’être clair et transparent. Si vous demandez à un chercheur d’emploi «Honnêtement, combien gagnez vous?» et qu’il vous donne un chiffre, opposer une rémunération inférieure de principe sera nuisible pour votre relation. S’il y a un variable, pensez à détailler comment il se compose.

L’Onboarding peut être vivant et innovant

Plusieurs pistes peuvent enrichir et animer votre procédure d’Onboarding:

  • les personnes qui y interviennent,
  • où l’onboarding prend place,
  • les types d’échanges proposés.

Mixer les parties prenantes

L’opportunité d’entretenir les liens avec votre écosystème

Certaines entreprises voient l’onboarding comme une «aventure collective» et font le choix de faire participer leurs parties prenantes, internes comme externes à l’entreprise.

C’est par exemple ce pour quoi a opté l’association On Purpose, qui convie trois types de publics: ses anciens membres (Fellows), ceux qui sont en cours de programme (les Associés) et les employés de ses autres sites de Londres et Berlin. L’association estime que faire participer ses «Associés» aux jurys leur permet de développer de nouvelles compétences, hardskills comme softskills.

L’opportunité d’incarner votre «marque employeur», partout.

Mixer online et vie réelle.

Chez RMS, l’onboarding a pris la forme d’un jeu de piste, se déroulant tant dans les locaux de l’entreprise que sur twitter, avec un live tweet sous le hashtag #rmstouchlive.

L’Onboarding peut être la première action d’une démarche d’Employee Advocacy* aussi. Chez EeVee, une jeune start-up, la recrue avait été si enthousiaste qu’elle avait souhaité partager son témoignage sur les réseaux sociaux.

L’Oréal a développé pour sa part un parcours d’intégration via une appli, téléchargée sur le téléphone fourni à la nouvelle recrue.

Mixer temps formels et informels

Chez On Purpose de nouveau, les candidats passent des épreuves et sont aussi invités pendant le processus de recrutement à partager un verre informel. L’opportunité d’échanger entre candidats, mais aussi de rencontrer des membres de l’équipe, des Fellows et des Associés et d’avoir de vive voix leurs retours d’expérience.

Chez AKKA DS, des créneaux horaires privilégiés ont été réservés avec les membres de l’équipe. Pas d’ordre du jour. La nouvelle recrue peut laisser libre cours aux discussions, selon les inspirations et les personnalités de chaque personne qu’elle était amenée à rencontrer.

«Cela m’a donné l’impression de ne pas être un pion. Je me suis sentie considérée pour mes qualités et ma personnalité propre», témoigne Anissa.

Onboarding: les imparables

Au-delà de toutes les questions de fond citées précédemment, liées à la culture de votre entreprise, ses enjeux, l’image que vous souhaitez véhiculer… voici 9 actions concrètes* qui sauront produire le meilleur effet auprès de vos nouvelles recrues.

*infographie OfficeVibe

 

La contributrice:

aude-sibuet

Aude Sibuet est Culture Manager. Son expertise est à la croisée de trois domaines: communication corporate, change management et social selling. Elle est spécialisée dans l’accompagnement de la transformation culturelle des entreprises, notamment managériale.

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Les contributeurs sont des auteurs indépendants de la Rédaction de FrenchWeb. Leurs propos et positions leurs sont personnels.

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