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Ce qu’il faut savoir avant de mettre en place un ERP

[Contenu réalisé en partenariat avec Cegid]

Si la crise du coronavirus a fait prendre conscience aux entreprises qu’elles devaient pour la plupart revoir leur copie au niveau de leurs outils, encore faut-il se doter des solutions les plus fiables et efficaces pour avancer dans la bonne direction. Cela passe avant tout par un ERP capable de répondre aux enjeux d’une situation particulièrement incertaine, mais aussi bien au-delà. Et pour cause, l’ERP est un stabilisateur de l’activité d’une entreprise avant d’en être un accélérateur.

Dans la mesure où l’ERP est la tour de vigie de l’entreprise, puisque le logiciel voit transiter toutes les informations clés de son activité, il peut voir son influence et son efficacité affaiblies si sa mise en place n’intègre pas toutes les composantes et les différents environnements de travail de l’entreprise. Un circuit de données qui est interrompu ou une brique opérationnelle qui est oubliée, et cela peut rapidement aboutir à une situation périlleuse.

Harmoniser les différents usages de l’ERP

C’est pourquoi il est indispensable de prendre en compte la gestion de la distribution (logistique, stocks, fournisseurs, achats, ventes, e-commerce…), la gestion financière et comptable, la gestion des ressources de l’entreprise et les autres divisions opérationnelles propres au secteur d’activité de l’entreprise. Mais une fois que toutes ces composantes de gestion sont centralisées, il ne faut pas oublier de penser aux différents usages des flux d’information dans l’entreprise.

Sur site ou en télétravail, d’un service à l’autre, les besoins ne sont pas les mêmes suivant les collaborateurs et il est donc essentiel de permettre à ces derniers de pouvoir accéder à une interface ERP à n’importe quel moment sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette…). Or cette diversité d’usages s’accompagne non seulement de défis autour de la fluidité dans la transmission et la présentation des informations contenues dans l’ERP, ce qui doit notamment se traduire par des menus épurés et ergonomiques, mais aussi en matière de sécurité.

Impliquer les collaborateurs dans la protection du logiciel

Si se doter d’un ERP sécurisé n’est plus une option, la faille ne vient pas forcément du logiciel en lui-même dans la majorité des attaques. Car une solution cloud apporte souvent à l’entreprise un arsenal de sécurité bien supérieur à ce que l’entreprise est capable d’opérer sur ses infrastructures. C’est souvent une négligence humaine qui est ainsi à l’origine d’une défaillance. Contrairement aux idées reçues, ce n’est pas le fait de dématérialiser l’ERP dans le cloud qui le rend vulnérable, mais les différents terminaux sur lesquels il est accessible constituent autant de portes d’entrée pour les hackers. Et un appareil d’un collaborateur mal protégé, c’est du pain béni pour les cybercriminels, et plus encore si l’employé est victime d’une attaque de phishing.

Dans ce contexte, il est impératif d’introduire des règles, simples mais obligatoires, pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à ces problématiques de sécurité, faisant ainsi profiter à l’entreprise des nouvelles capacités d’interactions offertes par les technologies sans déroger aux «best-practices» de sécurité qui s’imposent. En responsabilisant les salariés à ce sujet, cela permet de créer une barrière humaine, en plus de la barrière technique de l’ERP. Et si les TPE et les PME semblent les plus vulnérables, car disposant de moyens financiers et humains moins conséquents que les grandes entreprises, elles présentent cependant l’avantage d’avoir un écosystème plus restreint, qui n’offre pas beaucoup d’ouvertures aux hackers pour attaquer l’entreprise.

La facturation doit rimer avec collaboration et non avec sanction

Une fois tous ces éléments pris en compte, pour allier productivité et sécurité, il reste la question du coût de l’ERP. Historiquement, l’approche retenue était celle d’une facturation à l’utilisateur. Autrement dit, la facture pouvait rapidement s’avérée très salée si l’entreprise ne cessait de recruter de nouveaux collaborateurs chaque mois. Et avec un tarif qui s’envole inéxorablement, le ROI s’en retrouve forcément amoindri.

Pour changer la donne, des éditeurs, à l’image de Cegid, proposent une nouvelle voie : celle de la facturation à l’usage. De cette manière, en optant pour un modèle de pricing qui évolue en fonction de l’activité de l’entreprise, les éditeurs ne pénalisent pas son développement et lui permettent au contraire de capitaliser sur le travail de ses collaborateurs sans crainte que cela ne se répercute sur ses marges. Et avec une ouverture maximale de l’ERP aux collaborateurs d’une entreprise, la collaboration s’en retrouve grandement améliorée, et donc la productivité. Avec un ERP aux coûts maîtrisés, reposant sur une tarification qui ne limite pas le nombre d’utilisateurs, celui-ci devient encore davantage un levier d’innovation pour l’entreprise. Et s’il y a bien un moment où il faut innover, c’est bien en ce moment.

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