Les abonnements fantômes : comment reprendre le contrôle de vos dépenses récurrentes
💰 Partenaire du jour: 👉 FYGR: pilotez votre gestion de trésorerie de façon simple et intuitive
Chaque mois, des milliers d’euros s’évaporent dans les entreprises sous forme d’abonnements SaaS oubliés, redondants ou inutilisés. CRM, outils marketing, licences cloud : ces dépenses récurrentes, souvent invisibles, désorganisent les prévisions de trésorerie et creusent les budgets.
Un problème systémique
La généralisation des achats décentralisés a fait exploser le nombre de fournisseurs par entité ou département. Résultat : des doublons, une absence de visibilité, et un effet “subscription sprawl”.
Une étude de Vertice estime que 30 % des licences SaaS payées ne sont pas utilisées activement dans les PME tech européennes.
De l’abonnement oublié au risque de rupture
Certaines conséquences vont au-delà du simple gaspillage. Un abonnement non renouvelé à un service critique (nom de domaine, cloud, plateforme client) peut entraîner une rupture d’activité.
C’est le cas d’une entreprise britannique qui a vu son site suspendu 24h après l’expiration de son domaine, faute d’alerte automatisée. Une faille évitable.
5 mesures concrètes pour reprendre le contrôle
1. Centraliser la gestion des abonnements SaaS
Créer un inventaire unique, consolidé par le département finance ou IT, en intégrant tous les outils utilisés.
2. Supprimer les doublons
Auditer les outils utilisés par équipe. Deux services marketing avec deux outils de newsletter ? Unifié, cela permet aussi de négocier à la baisse.
3. Catégoriser les abonnements
Par équipe, usage ou criticité. Objectif : filtrer plus vite, prioriser les outils vitaux et différer les secondaires.
4. Automatiser le suivi des paiements
Des outils comme Payhawk, Spendesk ou Tropic détectent automatiquement les paiements récurrents, catégorisent les dépenses, et alertent en cas de variation.
5. Imposer des règles de gouvernance
Valider tout nouvel abonnement via un workflow budgétaire, fixer un seuil d’engagement, et imposer des revues trimestrielles.
Des solutions pour y remedier?
Pour vous aider à mieux monitorer et gérer les applications utilisées par vos collaborateurs, différentes solutions s’offrent à vous. A commencer par Beamy une solution française qui permet d’observer les usages, les doublons voire d’identifier de nouvelles solutions plus performantes mais aussi de rediriger vos collaborateurs vers les applications validées par vos équipes SI et sécurité (un autre aspect de ce sujet que nous aborderons dans notre rubrique Zero Trust Zone). Vous avez également Zylo, une solution assez complète pour piloter l’ensemble de votre parc et d’assurer le Saas Spend Management. Enfin Zluri une solution plus orienté cybersécurité et gestion de l’IT.
Pourquoi ça compte
Dans un contexte de pression sur les marges, la maîtrise des dépenses récurrentes est un levier immédiat de gain de cash flow. Ce n’est ni de la frugalité ni de la microgestion. C’est un pilotage fin, souvent négligé, qui peut générer jusqu’à 10 % d’économies annuelles sur les postes logiciels.
💰 La toolbox du DAF:
- avec FYGR: pilotez votre gestion de trésorerie de façon simple et intuitive
- avec SELLSY, réduisez vos délais de paiement avec des relances automatiques de vos clients
- avec DOCUWARE, numérisez, archivez et gérez les contrats en ligne.
- avec PAYHAWK Gérez toutes vos dépenses d’entreprise, sur une seule plateforme
- 👉
Vous aussi affichez vos solutions sur FRENCHWEB.fr
