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Du marketing à la communication interne: comment mieux exploiter le potentiel des signatures mails

[Contenu réalisé en partenariat avec Letsignit]

La crise a encore renforcé la position de l’e-mail. Les entreprises se sont saisies de cet outil, présent au sein de tous les types d’organisation, pour communiquer à grande échelle auprès de tous leurs interlocuteurs, qu’ils soient internes ou externes. Et plus largement, l’e-mail reste indétrônable de sa position de premier canal de communication des entreprises. Pour rappel, un travailleur envoie en moyenne 40 e-mails par jour. On estime qu’au sein d’une entreprise de 10 000 employés, 175 000 e-mails sont quotidiennement envoyés.

Il existe pourtant un paradoxe. Beaucoup d’entreprises n’utilisent pas à leur plein potentiel le pouvoir de communication que représentent les signatures mails. «Elles ont trop l’habitude des e-mailings de masse par exemple, qui ont pourtant des taux de couverture et d’ouverture très faibles», constate Amandine Fernandez, content & SEO manager pour Letsignit. Alors qu’exploiter les signatures mails permet de faire appel à des solutions personnalisées, ciblées et non intrusives.

Le respect de l’image de marque de l’entreprise

Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se permettre de ne pas être attentive à son image de marque. Les signatures mails sont une des composantes de la construction de cette image. Pour ne pas desservir l’entreprise, elles doivent en premier lieu respecter quelques principes de base: afficher clairement les informations importantes (qui vous êtes, votre poste, le site web de la société, les liens vers les réseaux sociaux , les informations de contact ), être homogènes entre les collaborateurs, mises à jour dès que nécessaire, et refléter l’âme de l’entreprise (logo, charte graphique, photo des collaborateurs pour humaniser les échanges).

Mais difficile d’y parvenir sans un outil de centralisation et d’automatisation des signatures, à l’instar de Letsignit, fondé en 2013. «La solution permet de constamment maintenir les informations à jour, comme un changement d’adresse, de site web, mais aussi de renforcer et de protéger l’image de marque de l’entreprise en affichant la bonne charte ou encore les bons logos», résume Amandine Fernandez.

Exemple de signature mail créée grâce à Letsignit. Crédit: Letsignit.

Pour aller plus loin, Letsignit a également mis en place la gestion des multi-signatures. Un outil qui s’avère particulièrement utile pour les entreprises au sein desquelles certains collaborateurs travaillent pour plusieurs marques, filiales, ou encore en différentes langues. Il est ainsi possible de prévoir une signature pour répondre à chaque situation.

Mais comment se fait la mise en place d’un tel outil? En quelques clics. Des connecteurs natifs avec les messageries et annuaires de messageries les plus répandus, Outlook de la suite Microsoft 365 (ex-Office 365), Gmail pour Google Workspace (ex- G Suite) et même Exchange, ont été développés. Une fois que le service informatique a synchronisé la solution avec la messagerie, le marketing ou la communication peuvent prendre la main sur l’ensemble des fonctionnalités, de la création des signatures à leur attribution.

La communication et le marketing vont également pouvoir se servir de la solution Letsignit pour diffuser des bannières en fonction des besoins de l’entreprise.

Trop nombreuses sont les entreprises qui l’oublient: les signatures mails sont aussi des assets marketing.

L’intégration de bannières pour une communication externe non intrusive

Comment bien s’approprier cet asset marketing? «Nous incitons nos utilisateurs à vraiment aller au bout de l’utilisation de Letsignit. Ainsi, il ne s’agit pas de forcément déployer une même bannière pour tous les employés mais d’aller dans des logiques de personnalisation, et parfois même d’ABM [account-based marketing, Ndlr]. Chaque collaborateur prévisualise la signature avant l’envoi et choisi la plus appropriée. Les commerciaux peuvent par exemple partager une offre promotionnelle à leurs prospects ou une Success Story lorsqu’ils sont en passe de signer un contrat, le marketing diffuser des livres blancs, les ressources humaines afficher les recrutements, la technique exposer les dernières FAQ, les nouveautés produits…», développe Amandine Fernandez. 

Exemple de bannières. Crédit: Letsignit.

Chaque e-mail professionnel devient ainsi un outil de communication non intrusif avec un ciblage ultra-précis et peu coûteux. En effet, Letsignit ne facture pas ses services en fonction du nombre d’e-mails envoyés. «Par rapport à des leviers marketing comme le display ou Google Adwords, dans notre cas, l’entreprise n’est pas facturée à l’e-mail envoyé ni au nombre de clics», explique Amandine Fernandez.

La solution revient ainsi à 0,50 centimes par utilisateur et par mois si l’entreprise ne prend que la formule signature et à un euro par mois pour également utiliser la fonctionnalité des bannières. Une formule d’autant plus intéressante que Letsignit observe un taux de clic supérieur à 5%.

Mais un tel ROI ne peut s’obtenir sans un réel suivi de ses performances par l’entreprise. Pour cela, un dashboard des statistiques est mis à sa disposition. Il permet notamment de consulter le nombre de clics sur une période choisie. Les données peuvent être filtrées par collaborateur, groupe de collaborateurs ou encore par service. Il est ainsi un outil indispensable pour pouvoir mesurer et améliorer ses actions.

L’atout supplémentaire de Letsignit?

En plus de vous aider à booster votre communication externe, la solution peut faire exactement la même chose pour votre communication  interne.

Communication interne, change management et employee advocacy

La communication interne a toujours été au cœur de la solution de Letsignit grâce aux bannières de communication externe qui permettent aussi le partage constant de l’actualité avec les collaborateurs. Les entreprises pourront bientôt aller plus loin dans ce sens grâce à une fonctionnalité qui permettra la diffusion de bannières spécifiques en interne.

Une fonctionnalité qui prend d’autant plus son sens dans le contexte actuel, comme le rappelle Amandine Fernandez. «La crise a engendré beaucoup de changements dans les entreprises, qu’ils concernent la stratégie ou l’organisation. Via cet outil, elles pourront par exemple communiquer sur l’organisation de webinars, de formations internes, de programmes de mentorat». On peut également ajouter la possibilité de diffuser des enquêtes internes, de lancer des appels à projet, des boîtes à idées, et la liste est non exhaustive…

Pourquoi s’en priver alors que les collaborateurs passent jusqu’à plus de 50% de leur temps de travail quotidien dans les e-mails? Sachant qu’attirer leur attention est devenu de plus en plus difficile avec l’instauration du télétravail, qu’il soit total ou partiel.

Exemple de bannière de communication interne. Crédit: Letsignit.

Peu d’entreprises pensent d’ailleurs à faire appel aux bannières des e-mails dans leur processus de conduite du changement. Pourtant, une étude publiée par le cabinet de conseil en stratégie McKinsey & Company révèle que 70% des transformations qui échouent sont la résultante d’une «résistance» de l’Homme face au changement. Mieux communiquer est essentiel et les bannières des e-mails peuvent y contribuer.

Exemple de bannière pour soutenir la communication dans un projet de conduite du changement. Crédit: Letsignit.

Ces bannières pouvant être attribuées par groupe de collaborateurs, programmées, suivies en ce qui concerne leur performance, ont également tous les atouts pour être utilisées comme un outil d’employee advocacy, cette pratique qui consiste à faire passer les messages de l’entreprise via ses salariés, en complément ou à la place des réseaux sociaux.

Letsignit est partenaire de Microsoft depuis 10 ans

La startup est également un partenaire de longue date de Microsoft avec lequel elle collabore depuis 10 ans, et est certifiée Microsoft Gold. Récemment, après plusieurs mois de co-développement, les deux entreprises sont allées plus loin dans leur collaboration en lançant un Add-in Letsignit pour Outlook

Grâce à cet Add-in, les équipes IT n’ont désormais plus besoin de déployer l’application Letsignit sur tous les postes des collaborateurs. Une fois le déploiement effectué à partir du centre d’administration Microsoft 365, les utilisateurs accèdent instantanément à la signature mail qui leur a été attribuée en se connectant à Outlook. Ils sont prévenus de l’ajout d’une signature ou d’une bannière par une notification.

Cette collaboration est un signe de plus que le géant américain croit en la performance de Letsignit et à la poursuite de son développement. La startup compte déjà plus de 6 000 clients et 600 000 utilisateurs avec une implantation internationale.

A propos de Letsignit

Créé en 2013, Letsignit, a enregistré un taux de croissance de 65%. La solution a été pensée pour les TPE, les PME et les grands comptes. Elle compte plus de 6 000 clients.

 Parmi les références clients historiques, on peut citer Pernod Ricard, Sephora, Eurovia, FFF, Carglass, Stéphane Plaza, Suez, BPCE ou encore Les Mousquetaires. La startup emploie 60 collaborateurs. 
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