Les usages des espaces de travail: quelles innovations? quels nouveaux espaces?

• Des mutations du travail qui obligent à repenser nos espaces de travail

Si le travail salarié est une invention relativement récente, les espaces de travail tels que nous les occupons aujourd’hui sont à la fois une invention récente et parfaitement adaptés aux logiques du travail …d’hier !

Les premières entreprises privées se créent fin 18ème en regroupant, autour des moyens de production et du capital, des travailleurs jusqu’alors indépendants. Plusieurs objectifs sont poursuivis : à la fois garantir le développement des compétences face aux ruptures technologiques toujours plus fortes, mais aussi fournir aux collaborateurs – les ouvriers – de meilleurs outils de travail dont l’utilisation pourrait se faire en continue. Cette ère industrielle s’est accompagnée d’un nécessaire regroupement des travailleurs sur un même lieu : l’usine.

Ces espaces de travail, alors que l’industrie est en plein essor, permettent d’assurer une production de masse, en mutualisant dans un même lieu les outils de production et par conséquence, génèrent des gains de productivité considérables. Le travail y est pensé dans ses moindres détails et le standard propre au modèle de production taylorien ne sera jamais vraiment remis en cause par les entreprises.

L’ère des services qui suivra calque alors son modèle sur cette même idée : organiser et rationaliser le travail tertiaire sur un lieu unique, dans des logiques de standardisation et de « command and control ». Tandis que les moyens de production se miniaturisent, les nouvelles technologies de l’information et de la communication bouleversent la nature même du travail.

 Aujourd’hui, ce qui fait valeur ajoutée devient de plus en plus la compétence humaine, dont l’assemblage devient un art et procure un avantage concurrentiel à qui sait la mettre en effervescence

Ces mutations du travail tertiaire sont fortes depuis la création des premières entreprises et des premiers lieux de travail uniques. Elles se poursuivent encore depuis 30 ans sans que l’usage des lieux de travail soit réellement remis en question.

Fort du constat que la production de service a aujourd’hui largement pris le dessus sur la production de bien usinés, certaines entreprises que nous avons rencontrées durant notre recherche collaborative sur l’usage des espaces de travail* bousculent leur modèle de production de valeur en pensant l’assemblage de compétences au delà du lieu de travail unique. Les espaces se réinventent et chaque collaborateur, salarié …ou non, doit pouvoir se connecter aux autres sous diverses formes, dans l’espace et dans le temps, aux moments opportuns.

• Un dépassement de la difficulté à travailler dans des espaces dispersés

Les entreprises rencontrées lors de notre recherche nous rappellent la plus grande complexité de penser le travail dans des espaces multiples. Elles confirment à l’unisson que le télétravail rend plus difficile le travail en équipe. Mais certaines ont misé sur leur capacité à appréhender le travail au regard de cette nécessaire multiplication des lieux.

« La vidéo conférence, c’est moins bien que le face à face mais mieux qu’il y a 5 ans »

Faire travailler les personnes à distance, c’est plus compliqué, mais cela donne un avantage concurrentiel très important à qui sait le faire. En France, notre culture managériale n’est pas toujours prête à accepter le télétravail. Beaucoup peuvent encore se sentir en faute en pratiquant le télétravail à domicile. Le sujet s’élargit aujourd’hui avec le développement des espaces de coworking et autres tiers lieux qui fleurissent un peu partout dans toutes les grandes et moyennes villes de France. Nous passons du télétravail à domicile au télétravail en tiers lieux, et découvrons d’autres effets induits : la communauté de coworkers qui échange en permanence ses pratiques crée de la valeur.

Sur la question du management, une autre question subsiste. Plusieurs générations de managers ont été habituées à disposer de leurs équipes près d’eux. Les dispositifs de management par objectifs sont pour certaines entreprises très structurants : il faut fixer des objectifs et les contrôler. Une réflexion sur l’autonomie et la responsabilité est un chemin nécessaire pour qui veut dépasser les frontières du bureau !

• Des bureaux qui se réinventent à l’intérieur…

C’est d’abord à l’intérieur des bureaux que les aménagements changent et s’adaptent aux différentes activités que composent le travail : le traditionnel « bureau à tout faire » se démultiplie en différents espaces qui correspondent aux manières de travailler aujourd’hui : des temps de travail en commun, des échanges en face à face, des communications par téléphone, des moments de créativité, des moments de communication par messagerie, des visioconférences, des temps de cadrage et de management, mais aussi des moments de calme et de concentration ou encore des temps de repos et de prise de recul, de sport, de convivialité et de divertissement ou des temps de ressourcement et de repas.

Les espaces se réinventent alors par et pour leurs usagers.

• Par d’abord, car les bureaux sont le reflet de besoins singuliers des collaborateurs et leur conception doit les impliquer beaucoup plus largement que par le passé. Dans les constructions nouvelles, les futurs occupants sont amenés à penser le projet avec les constructeurs et les foncières. Les locaux professionnels doivent dépasser les aménagements pensés par des professionnels et livrés clés en mains sans interagir avec leurs occupants. Et ils doivent de plus en plus être rendus flexibles à la main de leurs usagers, qui doivent pouvoir facilement réaménager à leur manière leurs espaces.
• Mais aussi pour les usagers, car ils sont avant tout une composante forte de l’expérience collaborateur. Une double équation complexe est alors à résoudre : à nature du travail différente, usage différent ! Mais aussi à collaborateur différent, usage différent ! La modularité des espaces tout comme la complémentarité des aménagements et des lieux deviennent alors des critères centraux. L’espace de travail est pensé comme un assemblage de lieux adaptés aux différentes activités que composent singulièrement chaque mission, chaque projet, et surtout porté singulièrement par chaque individu.
• …et des bureaux qui se réinventent aussi sur l’extérieur

Ensuite, c’est aussi dans la multiplicité des espaces de travail qu’il convient d’élargir sa réflexion. En sortant de l’idée du lieu de travail unique, certaines entreprises repensent la question de la coordination des individus, permise par des outils de travail en mobilité aujourd’hui performants (ordinateur portable, smartphone, visio-conférence, cloud, application de réservation de bureau à distance…). Elles pensent alors des moments de travail en commun, moins quotidiens, mais plus intenses et plus authentiques. Les équipes distribuées dans des zones géographiques distantes se retrouvent, avec la possibilité d’organiser des moments de « vivre ensemble », extra professionnels, qui permettent de rester soudées une fois retournées dans leurs lieux de travail qui les éloignera physiquement jusqu’à la prochaine fois.

Leurs modes de management s’adaptent à leurs choix, avec une croyance que leur capacité à savoir dépasser ces logiques de bureau unique deviennent un avantage concurrentiel pour attirer et garder les talents. L’agilité de leur organisation prend d’abord source sur une expérience collaborateur différenciante, sur laquelle elles font reposer leurs réflexions sur les conditions et les lieux de travail.

Certaines entreprises repensent le travail dans la multitude des espaces disponibles à l’extérieur des locaux de l’entreprise : dans les tiers lieux comme à domicile. Elles le favorisent et l’accompagnent, avec pour principal effet, non pas un effet foncier, mais un effet RH : l’implication de leurs collaborateurs.

Les bureaux se réinventent aussi sur l’extérieur, car la nature même du travail fait qu’il sort naturellement des bureaux. Le temps de travail avec les parties prenantes est grandissant : les clients, les fournisseurs, les partenaires, mais aussi les parties prenantes internes : les autres équipes de l’entreprise, distribuées sur d’autres sites et avec qui on va travailler en mobilité. Travailler, c’est aussi sortir de sonbureau, de plus en plus. Le travail nomade devient une composante de travail essentielle et certaines entreprises ont décidé de s’organiser pour mieux le dompter !

Enfin, en étendant cette logique d’espace, certains bureaux se réinventent avec la volonté d’être en plus forte interaction avec le territoire et l’espace public. Comme le plus grand bureau de San Francisco – la Salesfore Tower – qui aménage son plus bel étage, le dernier, comme un espace mis à disposition du public et des associations.

• Et si demain, les espaces de travail n’étaient pas le sujet ?

Les nouveaux espaces de travail sont un sujet en vogue. Les labs d’innovation avaient déjà fait parler d’eux en aménageant des pièces en décalage des traditionnels aménagements coporate. Mais quand le design et la « cool attitude » permettent d’attirer les projecteurs, certaines démarches de communication perturbent le débat. Comme cette entreprise qui installe dans sa salle de réunion un bureau sur lequel est peint une table de ping-pong et son filet… Si l’on ne comprend pas quel usage est fait de la table de ping-pong dans un espace de Coworking, on passe à côté du sujet.

Il faut donc sortir de la vision simpliste qui consiste à penser que le lieu de travail innovant est uniquement un aménagement design : un lieu dans lequel on travaille affalé dans un pouf, pieds nus, en écoutant de la musique, à côté d’une panière de fruits bio.

La question s’est très vite posée dans notre recherche collaborative : qu’est ce quetravailler aujourd’hui ?

Demain, si le travail non salarié continue à se développer, cela va naturellement poser la question des espaces de travail. Y aurait-il des espaces pour salariés et d’autres pour les non-salariés mais néanmoins partenaires essentiels dans la production de valeur ? Le salariat sera t-il le modèle prédominant dans 10, 20, 30 ans ?

Nul ne sait y répondre, mais des tendances se dessinent. Les entreprises rencontrées et qui font usage de ressources humaines non salariés pensent déjà différemment cette question des lieux de travail. Il faut maintenant apprendre à manager sans disposer de ses collaborateurs à proximité. La mixité des statuts et des ressources humaines nécessaire pour produire sa valeur ajoutée nous y amène : des salariés en CDI, d’autres en CDD, en apprentissage, en stage, des intérimaires, des travailleurs indépendants, des partenaires sous contrat commercial, et même des parties prenantes internes comme des filiales, ou externes : fournisseurs, clients, acteurs publics…

Produire de la valeur se fait aujourd’hui dans la mixité des statuts et nous devons penser les espaces de travail pour accueillir efficacement cette diversité de contributeurs.

Au delà de cette mixité des statuts, c’est aussi la diversité des liens qu’il s’agit de mettre en perspective dans la réflexion sur les espaces de travail : demain, le management devra savoir animer des énergies humaines qui s’articuleront dans des modes de collaboration multiples et distribués dans l’espace : des liens hiérarchiques, matriciels, projets ; des liens avec des collaborateurs internes, avec des travailleurs indépendants ; l’ensemble de ces animations sur des canaux de communication physiques et virtuels différents et sur des lieux multiples composant l’activité de travail.

En poussant la logique de marché plus loin, l’entreprise de demain pourrait (re)devenir un assemblage de profils aux statuts différents. Les hauts potentiels et leaders, plus facilement « débauchables » du fait de leur plus forte employabilité, deviendraient alors la strate la plus à même de passer sous statut d’indépendant ! Dans ce scénario, les leaders autrefois salariés deviennent des contributeurs qu’il faut choyer encore différemment puisque leur statut d’indépendant, hier pensé comme précaire, fait d’eux les collaborateurs les plus volatiles et pour lesquels l’entreprise devra trouver les moyens de fidéliser.

Un scénario extrême peut pousser cette logique en l’étendant à l’ensemble des ressources humaines de l’entreprise, en partant du principe que chacun détient des compétences et les vend dans un contrat commercial. Fin de l’ère du salariat, retour aux contrats de louage… Le dilemme « hire or buy » (recruter ou acheter) nous montrent déjà le développement déroutant de ces pratiques émergentes, notamment aux États-Unis.

Avec le développement de ces pratiques, nous faisons lien entre nos sujets « espaces de travail » et « expérience collaborateur » : comment les politiques RH des entreprises sont en train de s’adapter pour séduire leurs collaborateurs ? Une pensée innovante sur les espaces de travail permet t’elle de séduire une génération montante qui pour partie tend à remettre en cause les principes du salariat et du lien de subordination ?

Ce qui est certain, c’est que ces entreprises s’inscrivent dans un écosystème plus large que leurs bureaux. Elles commencent par ne plus parler de leurs espaces de travail, terme devenu restrictif pour le monde de demain : le travail ne se passera plus complètement entre leurs murs ni entre leurs mains. Mais dans des lieux, qui deviennent plus importants que jamais. Les entreprises visionnaires nous montrent l’importance de savoir anticiper cette tendance. 

#BestPractisesInManagement #RechercheCollaborative #NeS’useQueSiOnNePartagePas!

* Cet article est issu de notre recherche collaborative sur les usages des espaces de travail qui s’est déroulée en 2017 pendant 6 mois. Nous avons interviewé près de 100 personnes et visité plus de 60 entreprises et lieux de travail dans 5 pays du monde. #ConseilEtRecherche

Le contributeur:

Bertrand Dalle est le fondateur de Conseil & recherche et larecherchecollaborative.com.

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