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Qu’est ce que le RPA ou Robotic Process Automation?

Chaque jour nous devons réaliser des taches répétitives, que ce soit la gestion de données, le suivi de dossiers, ou la vérification d’informations. Ce travail répétitif et régulier, est dans de nombreux cas particulièrement chronophage, peu intéressant, et surtout à très faible valeur ajoutée.

De nombreuses solutions logicielles notamment en SAS simplifient la gestion de ces taches en créant des vues plus complexes à partir de l’aggrégation de données, et leurs data visualisation. Toutefois de nombreux traitement n’ont pas ou ne peuvent pas être modélisés simplement car ils nécessitent le rapprochement d’informations qui sont gérées par différents logiciels.

Comment résoudre ce problème, c’est tout l’objet de la RPA (Robotic Automatisation Process) grâce à laquelle vous pouvez soustraire ces tâches répétitives de la charge de travail de votre équipe en les automatisant au moyen de solutions telles que UIPath, Automation Anywhere ou plus simplement Zapier.

Ainsi sous l’acronyme de RPA, ou Robotic Process Automation se cache de nombreuses solutions logicielles qui effectuent ces différentes taches à la fréquence que vous souhaitez. Si l’adoption de solutions de RPA est désormais chose courante dans les grandes entreprises, de plus en plus de PME et TPE y ont recours afin de décharger leurs collaborateurs de ces taches répétitives à faible valeur ajoutée.

Dans cet article nous allons aborder les points suivants spécifiques à la RPA:

    • Qu’est-ce que l’automatisation robotique des processus?
    • Comment fonctionne un logiciel de RPA?
    • Que peut automatiser la RPA?
    • Comment savoir si une solution RPA est adaptée à vos problématiques d’automatisation?
    • Quels sont les avantages de l’automatisation robotique des processus?
    • La RPA comme facteur clé de la réduction des coûts d’exploitation de vos données.
    • La RPA comme facteur d’engagement de vos collaborateurs.
    • Quels sont les solutions de RPA aujourd’hui disponible sur le marché?
Nous vous proposerons prochainement un guide complet sur les logiciels de RPA intégrant un comparatif fonctionnel qui vous permettra de mieux identifier les différences et ainsi vous accompagner dans votre choix.

Pour être informé de la disponibilité du Guide de la RPA édité par Le Journal des RH et FrenchWeb, nous vous invitons à vous abonner à notre newsletter consacrée aux nouveaux services et solution pour accélerer votre transformation numérique.

Pour mieux comprendre les différentes solutions, nous avons étudié plusieurs d’entre elles sous différents angles que ce soit fonctionnel, opérationnel ou tarifaire. N’hésitez pas à consulter nos études de cas et revue de ces différentes solutions.

Qu’est-ce que l’automatisation robotique des processus?

Bien que son nom évoque l’ère robotique, le RPA est tout sauf cela. Historiquement, le RPA est un logiciel «robot» qui imite ces actions au moyen d’un traitement informatique, script, « moulinette » de nombreux développeurs réalisaient pour leurs entreprises ces macro afin de systématiser les traitements en série, souvent la nuit car nécessitant d’importantes ressources serveurs, qui pouvaient géner l’usage des outils internes. Autant de contraintes désormais levées par des logiciels exploitant des ressources système dédiées en fonction des besoins du traitement.

Outre l’affectation de ressources humaines à des taches à plus forte valeur ajoutée, ces robots éliminent les risques d’erreur de traitement, réduisent les temps de traitement et en garantissent les délais.

Ces nouvelles solutions rencontrent un vif succès auprès des entreprises, et de nombreux éditeurs de logiciels se sont spécialisés dans ce domaine, chacun avec des spécificités propres que ce soit en type de données gérées et de secteurs d’activités.

Selon Forrester le marché des logiciels de RPA devrait peser 7,7 milliards de de dollars en 2020, avant d’atteindre 12 milliards de dollars à l’horizon 2023. Reposant sur l’intelligence artificielle, les outils RPA sont conçus pour être dotés d’une capacité quasi-humaine de perception, d’apprentissage et d’assistance des collaborateurs, de manière à les épauler dans leurs prises de décisions. D’ici 2030, Gartner s’attend à ce que 80% des tâches liées à la gestion de projet soient éliminées.

Les principales sociétés éditrices de solutions RPA, à l’instar de UIpath ou Automation Anywhere sont aujourd’hui très bien financées par les fonds d’investissements, afin d’accélérer leurs croissances. Elles ont réalisées des levées de fonds de plusieurs centaines millions d’euros jusqu’à atteindre le milliard, à l’instar de UIPath qui a levé plus de 1,2 milliard de dollars en à peine 5 ans d’existence, auprès d’investisseurs prestigieux comme Sequoia Capital, Tiger Global Management ou encore Tencent, atteignant des valorisation de plus de 10 milliards de dollars.

Comment fonctionne un logiciel de RPA?

Les solutions de RPA nécessitent pour la plupart un certain nombres d’interactions humaines pour fonctionner, même si certaines intègrent des briques de machine learning afin d’améliorer la gestion des processus. Leur mise en place implique une configuration qui peut être très simple pour générer l’automatisme attendu mais aussi des projets plus complexes, notamment pour garantir la conformité de leurs exécutions.

Pour faire fonctionner un solution RPA, une personne doit d’abord lui apprendre les actions qui seront automatisées sur la machine virtuelle ou directement sur son ordinateur. Chaque fois qu’une application est ouverte, un clic de souris est effectuée, une nouvelle tâche est lancée ou une autre action est entreprise dans une application maison ou un logiciel, un RPA peut apprendre à effectuer ces mêmes actions en suivant un ensemble de règles et d’instructions programmables. Une fois chaque étape cartographiée, le programme peut exécuter ces tâches manuelles, répétant chaque action avec une vitesse et une précision systématique.

Grâce à des solutions de machines learning, le logiciel RPA peut suivre activement les actions d’une personne sur un ordinateur. Une fois que suffisamment de données sont collectées, le bot et le RPA peuvent commencer à gérer tous les processus de façon autonome.

Que peut automatiser la RPA?

La taille de votre entreprise n’a pas nécessairement d’importance, la question est de choisir la solution RPA la mieux adaptée au traitement visé. L’idée maitresse est que s’il y a un travail  informatique fastidieux que vous souhaitez éliminer pour vous-même ou vos employés, la technologie RPA viennent l’effectuer en lieu et place.

Il peut donc s’agir de simple mise en conformité d’informations qui doivent être reformatées, ou d’associer de nouvelles données présentes dans d’autres système d’information internes ou externes. Cela va donc de tableaux comptables, financiers, d’informations RH, à des fichiers produits, inventaires, des données clients, etc. Toutes les directions métiers sont concernées.

Comment savoir si une solution RPA est adaptée à vos problématiques d’automatisation?

Quatre critères de base vont vous permettre d’identifier la pertinence du projet:

  • Le processus repose t’il sur des règles tangibles et clairement identifiées?
  • Le processus peut-il être répété à intervalles réguliers ou a-t-il un ou des déclencheur faciles à définir?
  • Le processus a-t-il prévu des intrants et des extrants?
  • La tâche implique t elle un volume de données suffisamment important pour que son automatisation soit intéressante en terme de gain de productivité?

Ainsi la RPA est généralement utilisée pour des fonctions commerciales spécifiques telles que le service client, la comptabilité et les ressources humaines.

Les utilisations les plus courantes incluent des tâches qui impliquent une saisie manuelle pour transférer+ des informations d’un système à un autre.  Prenant l’exemple de la gestion des heures de travail d’un collaborateur, dont il faut compiler les heures salariés, les heures supplémentaire, ses RTT, à partir d’une fiche de présence, puis de les regrouper pour enfin les saisir dans un logiciel de paie. Vous pouvez transposer cet exemple à la gestion de produits, d’inventaires, de pièces détachées, de temps de maintenance, etc.

Les principales solutions couvrent aujourd’hui qu’une infime partie des besoins des entreprises, et développent progressivement des traitements de plus en plus sophistiqués. C’est d’ailleurs l’un des principaux attraits de la RPA, plus le traitement implique des opérations manuelles, complexes et répétitives et plus la RPA est la solution la plus adaptée.

Quels sont les avantages de l’automatisation robotique des processus?

Outre la réduction des tâches répétitives et la possibilité de libérer vos collaborateurs pour qu’ils soient productifs dans d’autres domaines de votre entreprise, la RPA présente d’autres avantages inhérents que toute entreprise trouverait précieux.

La RPA est un facteur clé de la réduction des coûts d’exploitation de vos données.

Simplicité, régularité et conformité sont les principaux atouts de la RPA. Outre la baisse des coûts de saisie, la RPA réduit considérablement les risques d’erreur de traitement des données. Elle permet également de garantir les délais de traitement malgré leurs variabilités, d’une part en les systématisant, et d’autre part en vous indiquant tout dépassement de traitement par rapport à ce qui peut être habituellement prévu.

La RPA est un facteur d’engagement de vos collaborateurs.

Fini les tâches répétitives pendant des heures qui peuvent être une expérience épuisante et source de desintérêt pour leurs métiers de vos salariés. La mise en œuvre d’un robot RPA pour gérer des tâches ennuyeuses permet à vos collaborateurs de travailler sur des activités plus engageantes qui augmentent leur attention, stimulent le moral et, d’améliorer l’expérience des vos clients et fournisseurs dans les interactions que vous pouvez entretenir avec eux.

Sa mise en œuvre est souvent simple malgré la complexité des taches effectuées.

Étant donné que la RPA imite les actions d’une personne lors de l’exécution de tâches, leurs programmations peuvent être relativement facile. De nombreuses solutions impliquent aucune ou peu de connaissance de codage.

Un atout clé est leur Interopérabilité avec les systèmes existants qu’ils soient internes ou externes

Si aucune solution de RPA remplace vos logiciels, elles leurs permettent de mieux communiquer en centralisant les actions opérées dans chacun d’entre eux. Elles permettent d’en exploiter les fonctions avancées que nombreux collaborateurs ne savent pas opérer ou qu’il vous faudrait former et maintenir à niveau à chaque évolution des logiciels.

Quels sont les solutions de RPA aujourd’hui disponible sur le marché?

Comme nous l’indiquions en préambule, le marché des logiciels de RPA est relativement récent. Depuis 5/7 ans les solutions se multiplient des plus complexes aux plus simples. Il existe désormais des solutions adaptés à la plupart des problématiques, et besoins d’entreprises que ce soit en terme de traitement mais également de prix.

Nous vous proposons une sélection de 5 logiciels de RPA parmi plusieurs dizaines existants sur le marché. De futurs benchmark vous seront proposés, pour vous tenir informé nous vous invitons à vous inscrire à notre newsletter consacrée aux nouveaux outils.

Parmi les acteurs clés de la RPA, citons:

AUTOMATION ANYWHERE:

Automation Anywhere a été fondé en 2003 à San José aux Etats Unis par Ankur Kothari, Mihir Shukla et Neeti Mehta. 

Automation Anywhere revendique plus de 1 400 entreprises utilisatrices dans des secteurs comme les services financiers, l’assurance, la santé, les télécoms, la logistique… « À l’instar de l’introduction du PC, nous voyons un monde dans lequel chaque employé de bureau travaillera aux côtés des ‘travailleurs numériques’, amplifiant les contributions humaines. Aujourd’hui, les employés doivent savoir utiliser un PC et très bientôt, ils devront savoir comment créer un bot », déclare Mihir Shukla, CEO et co-fondateur.

Parmi ses clients, l’entreprise cite LinkedIn, Google, Tesco, ING ou encore Whirlpool.

Daniel Dines, CEO d’UiPath. Crédits : UiPath.

UIPATH

Fondé en 2005, en Roumanie par Daniel Dines et Marius Tirca, UIpath est désormais basée à New York et fait face à sa concurrente de San José Automation Anywhere.  Depuis sa création UIPath a réuni plus de 1,2 milliards de dollas de financement pour une valorisation qui dépasse les 10,2 milliards de dollars.

« Nous créons un avenir où les collaborateurs de chaque organisation seront en mesure d’automatiser des tâches fastidieuses et chronophages, permettant un recentrage du travail sur la résolution de problématiques nécessitant créativité et réflexion », déclare Daniel Dines, co-fondateur et PDG

AISERA

Fondée en 2017 par Muddu Sudhakar à Palo Alto, AIsera s’attaque au marché ouvert par UIPath et Automation Anywhere.

Parmi ses clients, elle compte notamment Autodesk, McAfee ou encore Ciena. «Chez Ciena, nous voulons que nos employés soient productifs. Cela signifie qu’ils ne devraient pas essayer de comprendre comment fonctionne un outil de billetterie, ni d’attendre une technologie pour résoudre leurs problèmes. Nous pensions que 75% de tous les incidents peuvent être résolus grâce à la technologie d’Aisera, et nous pensons que nous pouvons l’appliquer sur plusieurs plateformes», explique Craig Williams, CIO chez Ciena.

Lancée discrètement en 2017 par Muddu Sudhakar, la start-up américaine vient de boucler un tour de table de 20 millions de dollars en série B mené par Norwest Venture Partners. Cette opération porte à 34,5 millions de dollars le montant total levé par l’entreprise depuis sa création.

LAIYE TECHNOLOGY

Laiye Technology, acteur chinois de l’automatisation des processus par la robotique (RPA), annonce un élevée de 35 millions de dollars menée par Cathay Innovation qui rejoint Sequoia China, Lightspeed China ou encore Microsoft comme investisseurs existants.

Très bien implanté en Chine, Laiye Technology revendique des clients comme Walmart, McDonald’s ou encore Nike.

BLUE PRISM

Basé au Royaume-Uni, Blue Prism est un autre fournisseur de RPA au niveau de l’entreprise. Il sert actuellement plus de 1 800 clients dont Google, Siemens, Jaguar, Microsoft ou encore Walgreens.

ZAPIER

Un acteur différent de par son approche marché, ce dernier ciblant directement les utilisateurs finaux, Zapier qui édite une solution en saas d’automatisation des taches. Le service propose une offre gratuite pour tester sa solution puis des packages allant de 20$ à 600$ par mois en fonction du nombre de taches effectuées.

Vous pouvez bien entendu retrouver notre article sur les 10 meilleurs logiciels de RPA.

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