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Comment rendre chaque réunion de travail productive après la crise ?

[Contenu réalisé en partenariat avec Sherpany]

La crise sanitaire que nous venons de traverser – et traversons toujours – a conduit les entreprises à revoir leur organisation du travail et à procéder à des adaptations rapides. Un de ces changements les plus marqués est sans contexte la généralisation du télétravail, voire son utilisation massive. Selon une enquête, près de 70% des individus pensent que cette crise changera de manière durable les méthodes de travail. Un défi de taille, certes, mais aussi une occasion pour les dirigeants de repenser leurs méthodes, d’être plus agiles et de bâtir un avenir plus pérenne. 

Quel est selon vous l’instrument collaboratif clé des équipes à distance? Les réunions qui engagent et qui permettent de prendre des décisions et d’avancer sur les points stratégiques critiques. Dans cet article, nous vous livrons toutes les clés d’une méthodologie basée sur la recherche en science des réunions qui encadre les réunions de travail et qui facilite la vie des dirigeants : la méthodologie Azend®. Appliquée avec succès, cette méthodologie permet d’organiser des réunions plus productives, d’accélérer la prise de décision et de gagner un temps précieux : autant d’atouts extrêmement importants pour rester dans la course en cette période de crise.

La réunion de travail doit se réinventer

Avez-vous déjà entendu parler du phénomène de “réunionite”? Sûrement. En avez-vous déjà été victime? Sûrement aussi. Pour rappel, la réunionite décrit ce phénomène malheureusement bien répandu et très coûteux pour les entreprises : les salariés passent trop de temps dans des réunions improductives. La recherche en science des réunions montre que le dirigeant est le plus touché par cette réunionite. Selon une étude, le dirigeant moyen français passe 16 ans en réunion. 16 ans sur environ 40 de carrière. Cela fait réfléchir. Avoir une culture de réunion improductive a de sérieuses conséquences pour toute entreprise : elle impacte négativement la prise de décision, affecte le bien-être des employés et entraîne au final des pertes financières colossales.

La crise et les nouvelles méthodes de télétravail nous ont obligés à repenser la manière dont nous organisons des réunions. Une opportunité pour de nouvelles pratiques plus efficaces ? C’est en tout cas l’avis de l’expert reuniologue Louis Vareille qui nous a confié dans une interview récente : “J’ai observé une meilleure prise en compte des enjeux des réunions avec pour conséquence des efforts pour les rendre plus ponctuelles, plus inclusives, plus compactes, plus précises. Toutes les organisations ont adapté, dans un climat de crise, leurs modalités d’interaction, alors que le télétravail s’est imposé à tous en quelques jours. La conséquence en est que les modalités de communication et de réunion vont être revues, avec l’apparition de nouvelles pratiques et de nouveaux rituels.

Comment changer véritablement sa culture de réunion ?

Pour améliorer ses réunions une bonne fois pour toutes, il faut commencer par changer la façon dont on les perçoit. Il faut véritablement modifier son état d’esprit et ne plus penser à la réunion comme un “mal” accepté de la vie d’entreprise mais comme un outil stratégique puissant à utiliser à bon escient, c’est-à-dire au bon moment, de la bonne façon et toujours en se demandant : “cette réunion est-elle nécessaire”? Facile à dire, mais pas si facile à appliquer, n’est-ce pas ? La méthodologie Azend®, basée sur des années de recherche en science des réunions et forte d’une expertise d’accompagnement des dirigeants au quotidien, va vous guider. Elle vous apporte des clés pour améliorer durablement vos réunions autour de leurs trois principes fondateurs : l’humain, les processus et la technologie. Appliqués avec succès, ces principes vous aideront non seulement à organiser des réunions qui comptent, mais aussi à prendre de meilleures décisions et à gagner un temps précieux.

Le premier jour du reste de vos réunions : les principes clés de la méthodologie Azend®

Principes basés sur l’humain : commencez, en tant que dirigeant et en tant qu’équipe, par considérer les réunions comme elles doivent l’être : l’instrument clé pour le succès de votre organisation, et non pas celui que l’on utilise à tort et à travers pour discuter de tout et de rien. Basez toujours vos échanges sur la confiance et le respect et n’hésitez pas à challenger vos invitations aux réunions (“Est-elle vraiment nécessaire? Puis-je vraiment, en tant que personne X, y contribuer pleinement?). Le sentiment de sécurité psychologique en réunion stimule l’engagement et la productivité : il est important de se sentir impliqué, utile.

De plus, la transparence des échanges et l’accès facile à l’information devront devenir vos nouveaux mots d’ordre. Avant même que la réunion ne commence, partagez toutes les informations nécessaires pour que chaque participant puisse se préparer et même idéalement progresser sur certaines questions. À la suite de la réunion, publiez de manière transparente les décisions et actions pour promouvoir une exécution ainsi qu’un suivi efficaces. Enfin, formez vos équipes aux bonnes pratiques de la méthodologie Azend®.

Principes basés sur les processus : pour chaque réunion, ayez un ordre du jour clair, divisé en points chacun associé à un objectif. Un outil utile est d’appliquer le conseil de l’expert en réunion Steven G. Rogelberg, qui conseille dans un article de la Harvard Business Review de formuler chaque point de l’ordre du jour par une question. Par exemple, au lieu d’un sujet intitulé « Problèmes budgétaires », envisagez une question telle que « Comment allons-nous réduire nos dépenses de 100K d’ici la fin de l’année fiscale » ?

Vous anticiperez ainsi mieux les besoins de la réunion, inviterez uniquement les personnes impliquées, limiterez les frustrations et gagnerez du temps au niveau de l’équipe. Si des questions peuvent être résolues avant la réunion, commencez dès maintenant à collaborer. Une fois en réunion, vous aborderez ainsi les sujets les plus critiques et prendrez des décisions plus efficaces.

Rédigez toujours un procès-verbal et distribuez-le rapidement une fois la réunion terminée pour un bon suivi de l’exécution des actions décidées.

Enfin, et c’est une partie très importante : récoltez régulièrement du feedback en vue d’une amélioration continue de vos processus de réunion.

Principes basés sur la technologie : la technologie est au cœur de l’optimisation du comportement des individus. C’est pourquoi la technologie va au-delà de la simple élimination du papier : elle automatise les processus et favorise le développement de comportements individuels plus efficaces et efficients. Pour soutenir les réunions à distance, les options technologiques sont nombreuses : Google Meet, Zoom, Slack, Skype… il y a le choix. Mais il y a une différence entre la technologie qui permet la réunion, et la technologie qui encadre ses processus. Interrogez-vous sur la pertinence de posséder une technologie dédiée à la gestion efficace de vos réunions qui engloberait tous ses processus à travers la phase de préparation (invitations, collaboration asynchrone, ordre du jour), la réunion (suivi de l’agenda, maintien du temps et rédaction du procès-verbal) et la phase de suivi (exécution stratégique, feedback). Une telle technologie vous aidera dans la préparation et dans l’organisation de réunions qui comptent ainsi qu’à gérer vos documents et informations de manière sécurisée et conforme au sein d’un seul outil.

En appliquant ces principes, vos réunions vont changer. Toutes vos réunion qu’elles soient distancielles, présentielles ou même “asymétriques”, comme en parle l’expert réuniologue Louis Vareille pour décrire une situation commune en ce moment ou “un petit groupe de personnes est dans une salle (salle de réunion ou bureau) et les autres participants à distance”. La méthodologie Azend®, intuitive et accessible à tous, rendra chacune de vos réunions plus productive, accélérera votre prise de décision et fera gagner un temps précieux à chaque dirigeant qui l’utilise.

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Aurélie Toro, experte en création de contenu Leadership chez Sherpany, s’appuie sur l’expertise de l’entreprise Suisse à la croissance rapide, et rédige des contenus qui ont pour vocation d’aider les dirigeants en France dans leur pratique quotidienne.

Andrea Ratzenberger Vice-président de Sherpany, qui accompagne aujourd’hui plus de 6000 dirigeants de grandes entreprises en Europe en proposant une solution agile et innovante pour la gestion de leurs réunions de direction, pour Andrea, « La base de la transformation numérique commence par la manière dont les dirigeants gèrent leurs réunions. C’est le moyen le plus simple pour les dirigeants d’aujourd’hui d’exploiter la puissance de leurs équipes et de développer leur entreprise.»

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