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Les indicateurs de performance s’invitent dans les RH et les processus de recrutement

Par Sylvie Fleury, fondatrice et CEO d’Hunteed

La nouvelle tendance est d’intégrer des méthodes autrefois propres au marketing au sein des services des ressources humaines et d’établir des metrics pour être capable de mesurer concrètement l’impact des actions engagées. A présent, tel un Marketeur, le recruteur doit se pencher sur les méthodes de reporting pour s’habituer à lire les données pour ensuite les interpréter et les exploiter de façon concrète et cohérente.

Recruteurs, recruteuses, vous entrez dans l’ère de la data et du calcul de la performance.

Les Key Performance Indicators (KPI) désignent en marketing, les indicateurs qui permettent d’évaluer l’efficacité et le retour sur investissement d’une action réalisée pour atteindre un objectif défini en amont. Dans le cadre d’un recrutement, ces KPI doivent permettre de constater dans quelle mesure un recrutement est un succès ou non.

Même si le recrutement reste profondément orienté vers l’humain, il ne faut pas croire qu’il est impossible d’en sortir des données objectivables. De la même manière qu’un manager ira évaluer les performances de ses collaborateurs par rapport aux objectifs atteints, le recruteur doit être capable de chiffrer si l’efficacité d’un recrutement est cohérente par rapport aux coûts supportés et au temps alloué pour celui-ci.

Les indicateurs quantitatifs

Le «Funnel de recrutement» permet d’évaluer l’efficacité d’une campagne de recrutement. Il se base sur des chiffres très facilement accessibles et qui retracent chaque étape : nombre de CV lus, nombre de candidats retenus, nombre de candidats rencontrés, nombre de candidats recrutés.

Exemple de «funnel de recrutement»

Grâce à ces indicateurs, un recruteur sera en mesure d’anticiper ses efforts pour le recrutement d’un nouveau collaborateur et par conséquent prévoir le temps et le budget nécessaires.

Bien entendu ce schéma connaît des variables (en fonction du secteur, du type de poste, de l’expérience, etc.) et plus le recruteur sera expert, plus il lui sera aisé de s’adapter aux situations.

Sur un jobboard, vous recevrez directement les 60 CVs pour en contacter 20, en recevoir 6 et en recruter 1.

Quoi de plus simple alors pour optimiser les volumes de ses «funnels» en fonction des objectifs de recrutement sur une période donnée.

Le délai du recrutement est un second indicateur qui nécessite l’attention du recruteur. En se basant sur ses recrutements précédents, établir le nombre de jours constatés entre l’expression du besoin et l’intégration de de la nouvelle recrue, lui permet d’être plus efficace dans les tâches quotidiennes.

Les metrics qui peuvent être comparés (non exhaustif):

  • Manifestation du besoin
  • Publication de l’offre
  • Première candidature
  • Premier entretien
  • Proposition d’embauche
  • Intégration

Il faut savoir que le facteur temps à souvent un impact considérable sur un recrutement. Plus le recrutement est long, plus les chances de fuite de candidat sont élevées.

Il faut cependant avoir conscience que des étapes sont souvent chronophages et d’autres sont parfois incompressible (préavis par exemple)

En utilisant une solution de recrutement digitale, les délais sont réduits, car les échanges avec les différents interlocuteurs sont facilités. On arrive à une moyenne de 42 jours entre l’expression du besoin et la signature du contrat de travail.

Les indicateurs qualitatifs

La qualité de la source de provenance des candidats

Facteur souvent mesurable après un certain temps de pratique et de benchmark, la qualité de la source de CV doit fortement influencer le recrutement dans la répartition de son budget.

Également analysable sous la forme de ratio, il s’avère aisé de calculer un coût par CV qui s’avérera déterminant pour justifier son acquisition ou non en fonction de sa qualité. Dans cette situation, il est important de calculer le nombre de CVs en provenance d’une même source pour aboutir à un recrutement. Il est ainsi possible de comparer la qualité des différentes sources en fonction du coût moyen par CV.

Avec un nombre toujours plus grand de solutions digitales disponibles sur internet, les sources ne manquent pas, le tout est de trouver les bonnes. Le choix des canaux de recrutement par le recruteur doit donc être orienté en fonction des KPI connus.

Le coût du recrutement

Souvent budgétisé en amont, selon les situations il n’est pas rare que le coût d’un recrutement soit quasi équivalent qu’il ait été réalisé par vos équipes en interne ou que vous ayez fait appel à un cabinet de recrutement externe.

En interne, selon les moyens utilisés (jobboards, réseaux sociaux, CVthèque, etc.) et le temps que vos équipes y consacrent, le coût d’un recrutement est plus complexe à calculer. En plus de la somme des services auxquels vous avez souscrits pour diffuser votre offre et consulter des profils, c’est surtout le temps passé par vos équipes qui représente le véritable coût. En effet, les étapes du sourcing et de la qualification sont souvent les plus chronophages et détournent vos salariés de leurs missions principales. Selon que les profils recherchés soient «pénuriques» ou non, le nombre d’heures consacrées peut évoluer du simple au triple.

En externe, le calcul est plus simple : la rémunération demandée par le cabinet de recrutement correspond généralement à un pourcentage de la rémunération annuelle brute de la nouvelle recrue. Ce pourcentage varie globalement entre 12 et 20%, mais peut parfois atteindre 33% si vous faite appel à un chasseur de têtes.

Bien que de plus en plus de cabinets de recrutement adoptent un fonctionnement au succès (vous ne payez qu’en cas de recrutement), une seconde formule instaure une facturation en trois étapes : au lancement de la mission, à la présentation des premiers candidats et à la signature du contrat de travail.

Quelle que soit la formule, dans le cas d’un recrutement externe, on peut estimer que la prime versée à un cabinet pour le recrutement d’un cadre au salaire annuel brut de 40 000 euros sera comprise dans une fourchette entre 4 800 et 8 000 euros. Ce montant dans sa fourchette moyenne est très proche du coût réel d’un recrutement réalisé en interne.

Souvent peu abordé, le recrutement raté grève également le coût des recrutements. Selon une étude de Mozart Consulting de 2017, ce coût (qui comprend tout ce qui a été investi, à perte, dans la nouvelle recrue) peut être estimé entre 50 000 euros et 100 000 euros pour une entreprise pour un statut cadre.

Ce chiffre n’est pas à prendre à la légère car ce serait 18,9% des CDI qui s’avèrent non confirmés à l’issue de la période d’essai. A l’impact financier, on peut également rajouter l’impact moral qu’un départ a sur le reste de l’équipe.

La qualité du recrutement

Une fois un recrutement terminé, il peut être intéressant d’évaluer les retombées de celui-ci grâce à des indicateurs concrets.

Avant même d’évaluer numériquement si un recrutement d’avère être un succès, un recruteur réellement axé sur l’humain aura pour préoccupation de recueillir le sentiment de sa nouvelle recrue. Que ce soit immédiatement après le recrutement ou ponctuellement dans une période antérieure à son intégration, évaluer la satisfaction d’un salarié recruté est une première approche très qualitative pour évaluer un recrutement.

Savoir combien de nouveaux employés sur l’année N sont encore en poste l’année N+1 va permettre de connaître le taux de réussite (ou d’échec) d’embauche.

Laurent Brouat, directeur de Link Humans, s’est inspiré des travaux de John Sullivan et Rob McIntosh pour avancer 3 KPIs qui permettent de juger si un recrutement a bien répondu aux besoins exprimés :

  • la performance sur une année du salarié recruté
  • la satisfaction des managers au terme de l’année écoulée
  • le pourcentage des nouvelles recrues toujours en poste un an plus tard

Ces indicateurs, tous sous forme de pourcentage, permettent d’établir une moyenne représentant la qualité des recrutements dans une entreprise.

Pour faire de ces indicateurs une base à partir de laquelle des décisions pourront être prises, les plateformes digitales de recrutement permettent d’accéder facilement à des outils de visualisation des données statistiques. De cette façon les professionnels des ressources humaines peuvent négocier avec des arguments imparables les budgets nécessaires pour fournir à l’entreprise les talents dont elle a besoin.

L’expert:

Sylvie Fleury est CEO et fondatrice de la start-up Hunteed, la plateforme digitale de recrutement au succès. Son positionnement: connecter les entreprises qui recrutent et avec les consultants en recrutement les plus à même de recommander des profils pertinents. Ex DGA Europe de Meetic pendant 7 ans, elle a ainsi été confrontée à la problématique du recrutement dans plus de 10 pays. C’est en 2014 qu’elle a décidé de se lancer, à son tour, dans l’entrepreneuriat.

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